巧用海外仓：卖家应尽可能将货物提前存储在日本海外仓。当有订单生成时，可直接从日本国内发货，这样不仅能显著缩短配送时间，一般 3 - 5 天即可送达，有效提升消费者的满意度，还能避免因海外发货而引发的一系列问题。在选择海外仓服务提供商时，需综合考量其仓储费用、操作效率、配送范围等因素，确保选择到最适合自身业务需求的合作伙伴。

善用乐天 RSL（超级物流）服务：乐天 RSL 服务专为卖家提供高效的物流解决方案。使用该服务，卖家的商品将享受优先处理和配送的特权，物流信息也能实时跟踪。这不仅有助于提升物流效率，还能在一定程度上降低被查风险。卖家可根据自身商品的特点和销售情况，合理选择 RSL 服务的不同套餐，以实现成本效益的最大化。

商品详情页完善：严格按照乐天要求，在商品详情页面醒目位置清晰标注 “发货所在国” 及 “该国的个人情报保护法规链接”。确保链接的准确性和可访问性，让消费者能够轻松获取相关信息。同时，采用简洁明了的语言，向消费者说明发货流程和个人信息保护措施，增强消费者的信任感。

及时更新商品信息：定期检查并更新商品信息，确保商品描述、图片与实际发货商品完全一致。避免出现商品信息误导消费者的情况，尤其是对于商品的产地、规格、说明书语言等关键信息，要做到准确无误。同时，及时下架已售罄或不符合平台规定的商品，保持店铺商品的良好品质形象。

优化供应商选择：优先选择位于日本本土或能提供快速清关服务的供应商。与供应商建立长期稳定的合作关系，共同探讨如何优化供应链流程，确保货物能够及时、顺利地进入日本市场。在与供应商签订合作协议时，明确双方在物流配送、商品质量等方面的责任和义务，避免因供应商问题导致海外发货风险。

建立库存预警机制：通过数据分析和市场预测，合理规划库存水平。建立库存预警系统，当库存低于安全阈值时，及时补货，避免因缺货而导致从海外紧急发货的情况发生。同时，优化库存管理流程，提高库存周转率，降低库存成本。

配备专业日语客服：为及时解答消费者的疑问和处理售后问题，卖家应配备专业的日语客服团队。客服人员需具备良好的沟通能力和服务意识，能够快速、准确地回应消费者的咨询，处理退换货等售后事宜。通过优质的客户服务，提升消费者的购物体验，减少因服务不到位而引发的投诉和纠纷。

主动跟进客户反馈：定期对消费者进行回访，收集客户反馈意见。针对消费者提出的问题和建议，及时进行改进和优化。积极主动的客户服务态度有助于增强消费者的忠诚度，同时也能提前发现并解决可能存在的问题，降低被查风险。

及时了解政策变化：乐天平台的政策和规则可能会根据市场情况和法规要求进行调整。卖家应密切关注乐天官方发布的通知和公告，及时了解平台对海外发货政策的最新变化，确保自身运营策略与平台要求保持一致。同时，关注行业动态和其他卖家的经验分享，以便及时调整经营策略。

参加平台培训与交流活动：积极参加乐天平台组织的各类培训和交流活动，与平台工作人员和其他卖家进行深入沟通和交流。通过这些活动，卖家能够更深入地理解平台规则和要求，学习其他卖家的成功经验，同时也能向平台反馈自身遇到的问题和困难，寻求帮助和支持。